Articles sur : Agence

Traiter une demande

Comment traiter une demande qui vient d'arriver dans votre vue dans le module Agence ?



Pour retrouver toutes les demandes envoyées à votre agence via Wekolo, voici les étapes à suivre :

Rendez-vous dans le module Agence.
Cliquez sur le marché ou sur un établissement pour afficher les demandes associées.
Prévisualisez votre demande en survolant le numéro de la référence.
Accédez à tous les détails de la demande en cliquant sur la référence (le numéro sur la première colonne, commençant par la lettre D-...).


Mettre à jour les statuts pour suivre l'avancement de votre demande



Depuis la vue liste, vous pouvez modifier le statut d'une demande en cliquant dessus et en sélectionnant le statut souhaité :



Voici tous les statuts existants et leur signification :
Nouveau : la demande vient d'être envoyée et doit être qualifiée
En cours : la demande est en train d'être traitée
En discussion : la demande est en attente car il manque des informations
Besoin visuel : la demande ne comporte pas de photos/visuel pour le moment
Visuel demandé : le brief d'une création de visuel a été envoyé à l'équipe graphiste
Prêt pour campagne : la demande est complète et est prête à être publiée
Campagne à valider : la campagne est prête en brouillon, dans l'attente de la validation du Responsable de l'établissement
Publicité à faire : la campagne a été publiée
Traitée : la demande est finalisée (attention pour ce statut, elle n'apparaît pas dans votre liste si vous ne décochez pas Masquer terminées)
Annulée : la demande est annulée (attention pour ce statut, elle n'apparaît pas dans votre liste si vous ne décochez pas Masquer terminées)


Collaborer à plusieurs sur une demande



Assigner à



Vous pouvez assigner une demande à un collaborateur en le sélectionnant dans la colonne Assigné à. Cela vous permet de répartir vos tâches et de suivre qui a travaillé sur quelle demande.

Vous avez aussi la possibilité d'assigner un Artiste sur la demande, personne qui sera en charge de créer le visuel de la campagne.

Chat



Vous pouvez créer plusieurs chats sur une seule et même demande (jusqu'à 5 maximum). Vous pouvez ajouter des participants différents par chat.
Dans le premier chat par défaut, les participants sont l'expéditeur de la demande et le Responsable de l'établissement.

Si un Artiste est assigné, alors se crée un chat entre l'Artiste et le Responsable de l'établissement.

Ce chat interne est instantané et vous permet de partager des pièces jointes comme des images ou des fichiers.


Aperçu Chat dans demande

Aperçu d'une demande



Comme mentionné précédemment, pour ouvrir le détail d'une demande il faut cliquer sur la référence de celle-ci. S'ouvre alors une fenêtre comme ci-dessous :


Aperçu demande

Création de la campagne



Selon la thématique choisie de la demande, les champs d'information dans la partie Détails diffèrent. Ils permettent au Responsable de compte qui va traiter cette demande d'avoir le maximum d'informations possibles sur la campagne à créer.

Lorsque toutes les informations sont réunies et que le visuel de la campagne est prêt, on peut passer le statut à Prêt pour campagne, puis cliquer en bas à droite sur le bouton Créer et sélectionner Créer une campagne.


La fenêtre de la Nouvelle Campagne s'ouvre alors.

Fenêtre Nouvelle Campagne

Dans cette fenêtre, il faut saisir un Titre de Campagne, sélectionner la Source et le Thème, puis cliquer sur Ajouter une campagne et sélectionner le média souhaité.

Apparaît alors le brouillon de votre Nouvelle Campagne, où vous pouvez éditer celle-ci.

Brouillon de Nouvelle Campagne

Les champs suivants sont automatiquement pré-remplis selon ce qui était indiqué sur la demande :
Le(e) établissement(s) sélectionné(s)
La description
La/les pièce(e) jointe(s)
La date de publication
Les dates de campagnes publicitaires prévues
Le budget estimé

Tous ces champs sont modifiables. L'heure de publication est par défaut celle au moment de la création de campagne mais peut être modifiée également.

Traitement de la demande



Pour publier la campagne, il suffit de cliquer sur Publier. À ce moment, le statut de la demande liée change automatiquement. Si des dates de campagnes publicitaires prévues et un budget estimé étaient renseignés, le statut de la demande passera en Publicité à faire, et il faudra alors faire la publicité depuis la plateforme associée. Puis passer la demande manuellement au statut Traité.

En revanche, s'il n'y avait pas de dates de campagnes publicitaires prévues, alors la demande passe automatiquement au statut Traité dès la publication de la campagne.

Mis à jour le : 05/07/2024

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